WordFesの作り方−その四(日程編)

四回目は日程編ですが、これは各イベント固有の要因によると思うので参考程度の意味合いです。
比較的スムーズに行った今年のスケジュールを、まとめておきます。

●実行委員会

4月〜7月の学習会と合わせて前半・後半のどちらかを実行委員会に割り当てました。

(4月10日 第一回実行委員会)
今年もイベントを開催することを決定。テーマなどは次回に決めることにして、まずは会場を先行して探すことにしました。
その場で、ググることも含めて候補を出しあい、誰かに電話して開いているかどうかを次々と確認してゆきました。この中で名古屋工業大学か、愛知県中小企業振興会館のどちらかで8月30日というところまで決めました。両方とも懇親会会場の候補の浩養園に近かったので、浩養園はまず仮予約で押さえました。のんべぇスタッフの希望で「地ビールレストラン」にしました(笑)
もちろん宿泊施設の南浜荘の空き状況は確認済みで、仮押さえしてあります。

(4月18日 名古屋工業大学下見)
学生スタッフ2名と有志2名で名古屋工業大学を下見。写真を共有し、疑問などをサイボウズLiveで出し合い、学生スタッフに問い合わせてもらうなどを数日行い、4月21日には会場を名古屋工業大学にすると決定しました。

(5月10日 第二回実行委員会)
会場となる教室そのものを借りて、学習会を行いました。学習会後の懇親会は懇親会会場の下見を兼ねて浩養園で行いました。
このときに決めたのは、主には下記の3つでした。

  • 開催テーマ「愛がある、冒険がある、WordPressがある」
  • 係体制
  • 予算案

(6月14日 第三回実行委員会)
各係ごとに別れて、細かい部分のすりあわせとか、タスクの洗い出しなどを行いました。
またセッション係中心に、セッションの案をみんなから出してもらいまとめるなどもしました。

(7月19日 第四回実行委員会)
大学のLAN回線のテストなどもしたかったので、再び会場となる教室の1個を借りて開催しました。
ここではさらに、具体的な詰めを各係にわかれて行いました。当日の受付や誘導などの詳細も詰めました。懇親会は再び浩養園で。深酔いして記憶をなくし、家には無事ついたんだけどスマホを紛失したのは苦い思い出(笑)。翌日見つかりましたが。

(8月29日 前日準備)
前日に、コワーキングスペースの「ベースキャンプ名古屋」さんの会議室を借りて、配布物の袋詰などを行いました。
ヤマト急便の営業所止で送ってもらった、スポンサーからの配布物やグッス類、当日必要な備品などを車2台で運び、袋詰したあとまた車に乗せて翌日会場に持ってきてもらいました。この前日準備はいつも場所に困るのですが、2013年はMyCafeさんが、2014年はベースキャンプ名古屋さんが、それぞれ会場を無料で提供してくださったので助かりました。
備品などは、あらかじめ持ち込む場所ごとにダンボール箱に分けておいたので、当日はどこ宛のダンボールが見て持っていけばいいだけだったので便利でした。

●スケジュール的に押さえておくべきところ

具体的な日時は別として、スケジューリングするときのポイントとなる日程があります。

(宣伝チラシ)
8月末までに「WordCamp Kansai」「OSC名古屋」「WCAN」などのイベントがあります。このときは絶好の宣伝の機会となるので、事前チラシを作って配ります。「OSC名古屋」はブースも出すのでいいんですが、「WordCamp Kansai」や「WCAN」などはスポンサーではないので、チラシを置いてもらうことはできません。なので、個人的に知り合った人に個別に渡すという方法しかないので、開催日時やテーマ、サイトのURLだけ書いた簡単なチラシを作るようにします。「WordCamp Kansai」は6月の上旬なので、それに間に合わせる必要があります。
いつもはA5サイズのチラシなんですが、今年はそれに加えて名刺サイズのチラシを作りました。名刺入れに入れておけば邪魔にならないし、名刺交換のついでに渡せるので今年から作ることにしました。A5サイズのチラシは、コワーキングスペースに営業周りしたときに、置かせてもらう用として使っています。

(ウェブサイト)
全体の進行より早めに動くものとして、スポンサー募集があります。何度も書きますが、独立採算の名古屋では8月の頭にはある程度のまとまった現金が必要です。グッズ類の支払いとかがあるためです。そのためスポンサーからの協賛金は7月末を入金期限としています。セッション内容がまだ決まらないとかいうことでサイトの公開を遅らせるのではなく、最低限スポンサーの募集要項と、Googleフォームで作った申込みフォームを早めに作る必要があります。スポンサーに協賛のお願いを送ってもサイトもないと、一定規模以上の企業では決済がしにくくなります。なので、そこから逆算してスポンサーの案内を送る頃には、簡単でも事前サイト(後からコンテンツを追加する)が必要になります。

あと「WordCamp Kansai」で、チラシを配ってサイトにアクセスしても何もなかったというのではいけませんので、「WordCamp Kansai」にも間に合うスケジュールでサイトは作る必要があります。2013年のときは「WordCamp Osaka」までにサイトができておらず、「WordCamp Osaka」に向かう途中で、そのことに気づいた正副委員長が大阪に向かう車の中で急いで作ったということもありました。急いで作ったのでレガシーなタグを使ってしまい、各地から総ツッコミを受けるということもありました。実はそうやって話題になることを狙ったんです(嘘です)。

(グッス類)
これは納品までに、どれくらいの日数がかかるかを事前につかんでおかないといけません。特に名古屋は確実にお盆休みを挟むので、その期間も業者さんは営業しているのかどうか、いつまでに発注すればいのかなどつかんでおく必要があります。
印刷通販は、納期までの日にちを何日にするかで費用が変わってきます。これは印刷通販がギャンギングという手法でコストダウンをしているからです(詳しく知りたい人は、ぜひググってください)。なので、日数によって費用が変わるというのは肝に銘じておく必要があります。

なんか、あんまり意味のない情報でしたかね?

次回は、毎回試行錯誤してきた「受付編」です。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA