WordFesの作り方−その五(受付編)

さて五回目はいよいよ受付編です。受付と言っても、美しい女性がリストバンドを巻いてくれるという、ワクキャピな当日の受付の話ではなく、サイト上で申込み受付をするときの話です。
実は、この方法は開催回ごとに全部違っています。いわば試行錯誤の連続だったのです。今年の方式はかなり有効だと思ったので、来年はきっと今年の仕組みを、さらにブラッシュアップしていくことになると思います。完全無欠のWordFesの受付システム目指して!しつこいですが、名古屋は独立採算です。なのでイベント当日までに現金が必要です。WordPress Foundationからの貸付も援助も想定していないので、オンラインチケット販売サービスを使いたくても、入金がイベント後になってしまうので困難です。最近ではイベント前に払ってくれるようになったところもありますが、手数料が高くなかなか手がでません。なので現金払いか、振込を前提にせざるを得ません。

また、宿泊を伴う関係で宿泊施設に名前だけでなく、住所や電話番号、年齢、職業なども事前に提出する必要があります(消防法との関係だそうです)。このため、実名登録でなくてもOKなサービスは使えないか、別に集約する必要が生じてきます。最初から年齢や職業まで捕捉できるサービスは、ないように思います。

こんな制約がある中で、受付システムについて、どんな変遷をたどったのかを振り返ってみたいと思います。
なお、ところどころ大事な部分で記憶が曖昧なところがあるので、いったん公開した上で関係各位からツッコミをもらって、ブラッシュアップしたいと思います(なんて他力本願な…)。

●2010年 WordCamp Nagoya

WordPressで構築したサイト上に、ユーザ登録し申し込んでもらうようにしていました。中身は私もよくわかっていませんが、今は東京に引っ越してしまわれた方が、素敵なカスタマイズをしてくださっていました。
この時は宿泊もなく、懇親会費は会場で現金払いでしたから、セッションのみなのか、懇親会にも参加するのかどうかが捕捉できればOKでした。

●2011 WordBeach Nagoya

前年のシステムをベースに、同じようにサイト上で受付しました。当然宿泊の項目も増えてます。
もうだいぶ前のことで、よく覚えてないんですが、銀行振込と当日現金払いの両方があったように思います。当日の受付で参加費を払ったかどうか、一人ひとり確認したように思います(よくやってたと思う)。

受付時に振込名義人の入力をしてもらっていないので、アカウント名しかわからず振込があっても誰の振込かすぐにはわからず、イベント直前まで「この人だれかわかる人〜」とかいうのをサイボウズLive上でやってました。受付システムが、私にとって軽いトラウマになったのは、このときの混乱が原因です。

宿泊者の住所等は、当日本人に書いてもらったんだっけなぁ?実は私、このとき宿泊しないで懇親会で帰ったので、よく覚えていません。

覚えている人、個人的に連絡ください(このブログへのコメントでもいいです)。

このときまでは受付と入金が、仕組み的に分断されていました。参加者対応もメールで全部やっていたように思います。

●2012 WordBeach Nagoya

昨年のことがあったので、この年は最初から受付システムをどうするかが問題になっていました。
実は前年のスポンサーの協賛金が、予想の倍くらい集まりました。WordCamp Yokohamaからお借りしていたお金を返しても、まだ南浜荘を「一棟借り」するくらいの金額が残りました。なので、この年はスポンサーを集めず繰越金を使い切るつもりで開催しました。

グッズもTシャツくらいだったし、セッションも懇親会、宿泊も全部南浜荘だったので、支払いに間に合わなかった分は、当時の委員長がお金を立替えて払い、後で精算したような気がします(これもあんまり覚えてない)。
なので、このときはイベント後に現金が手元に来てもなんとかなるという話になり、Piatixというオンラインチケット販売サイトを利用しました。確かにこれはとても便利で、入金もキャンセルもサービス側がやってくれるのは助かりました。

当日はチケットをプリントアウトして持ってきてもらうか、スマホで画面表示してもらうかでチェックをしようと思ったんですが、受付メールをプリントアウトしてくる人とか、ブラウザの画面をプリントアウトしてくる人とかいろんな人がいて、しかもどうやってチケット画面を出せばいいのか、スタッフ側もよくわかってなくて、そこで手間取りました。

宿泊名簿に必要な電話番号、住所、性別はPiatixの決済画面で入力してもらうようにしました。このときは、これでよかったんだけど今は年齢とか職業とかも書くように言われているので難しいかもしれません。それに必須項目ですよって書いてはいたけど、実際は書かずに申込もできちゃったんで…(そういう人には後でスタッフが個別に連絡してたと思う)。

結構、いい線行ってたんですが、やっぱり手数料も取られ、手数料で取られる分を少なくしようと思うとイベント後の入金になるし…で、翌年は自前でシステム構築しようという話になりました。

なお、この年に「ワードベンチ名古屋」名義のゆうちょ銀行の口座を持ちました。

●2013 WordFes Nagoya

昨年の経験を活かして、WordPressのカスタマイズで新たに受付システムを作ることにトライしました。
振込が前提のため「振込名義人」を本名とは別に入力してもらうことは決まっていました。しかし、どういう仕様にしたらいいかをきちんと固められなかったことから、まとめながら開発するという、よく言えば「アジャイル型」の開発ですが、実態は「なりゆき開発」的な面が強く、最後には時間的制約から手作業というかマンパワーで対応をする部分が結構残りました。というか「もう運用でカバーしよう!」とか言って先送りしちゃったところがありました(この反省が翌年に生きます)。

確か宿泊や懇親会などのコースを変更するときなどは、いったん受け付けるけど変更通知のメールが来て、担当者がログインしてシステム上のステイタスに反映させていたと思います。なので反映には少し時間がかかるよという注意書きがあったように思います。
こういう仕様だったために、申込期日になってコース変更やキャンセルを一度に反映させるのに苦労しました。二次募集の開始期日に副実行委員長の家に私ともう1人集まって反映させて二次募集を開始しました。ここは「WBNももクロ部」の結束が物を言いました(笑)。

さらには宿泊者名簿に必要な情報は、別にGoogleフォームで入力フォームを作り、宿泊を申し込んだ人にメールで連絡し入力をしてもらうという力技の仕組みでした。別個に入力してもらう仕組みだと、なかなか書き込んでくれない人がいて困ります。本当に困ります(大事なことなので2回言いました)。

あとこの年から、実行委員の先行受付をするようにしました。宿泊は結構早めに埋まってしまうこともあり、申し込んだつもりになっているスタッフが実は申し込んでなかったというのを避けるためです。しかし宿泊者情報の入力も含めて、なかなかしてくれません。サイボウズLiveで告知するだけではだめで、Facebookのメッセージやメール、電話を駆使して全員に確認を取りました。まぁ「対応しなかった君がいかんのじゃん」って言うこともできるんですけど…大変でした(笑)。

●2014 WordFes Nagoya

さて2013年の反省から、今年はきちんと仕様を決めてやろうということになり、Camptixをカスタマイズするという事にしました。
CamptixというのはWordCampの参加申込システムを作るためのWordPressのプラグインです。
だいたいの仕様をプログラマに渡して、一度プロトタイプを作ってもらい、それに修正を入れる感じで作り上げていきました。しかし正直時間が足りず担当してくれた方には、かなりの負担をかけてしまったと思います。申し訳なかったです。なので表面的には期待通りでも、バックエンドでは、かなり強引なやり方で実装したという話も聞きました。

名古屋は銀行振り込みが前提ですが、素のCamptixは銀行振り込みに対応していないので作り込んでもらいました。
振込名義人名はもちろん、宿泊の場合の本名、住所、電話番号、性別も必須で入れるようにしてもらいました(本当はこれに、職業と年齢を加える必要があったみたい)。またキャンセルも自動で反映します。コース変更は申し込んだコースをキャンセルして、新しいコースを申し込むようにしてもらうことで対処しました。
申込人数は常に画面に表示され、定員になると申込ができなくなり、キャンセルが生じると、自動で申込が再開されます。申込期日を設定すると、そこで申込ができなくなるようになっています。入金したかどうかは、口座の振込名義人一覧と、Camptixから書きだしたリストとを照合して確認するつもりでしたが、会計さんが気をきかして入金があるたびに参加者のステイタスを変えてくれてたので、後々とても助かりました。

受付担当のスタッフには、申込みメールは届かず、キャンセルメールと問い合わせメールだけが届く仕様(Gmailのフィルタ機能を利用)にしました。
振込済の人がキャンセルしてきた場合は、返金をしないといけません。当日受付で現金で返金する場合と、振込で返金する場合がありますが、振込の場合は受付担当の人が連絡をとり、返金用の口座のを確認してもらいました。
サイボウズLiveに対象の人の情報を書き込むトピックスを作って、そこに受付担当が書き込み、それを見て会計が当日返金する現金を用意する、もしくは指定の口座に振込むという流れです。最終的に返金処理をしたのは、当日受付で現金で返金が1名、振込で返金が1名の計2名ですみました。

今後は入金確認ができてステイタスを変えたら「入金確認しましたよメール」が自動で送られるなどの機能を強化するなど、今回の取り組みの反省を活かして行けば、この間の試行錯誤に決着をつける、クールなシステムができるように思います。

あとは実行委員が、いつまでも申し込まずにいるのを、どうやって解決するか!…ですね(笑)

ということで、次回は(たぶん)最終回の「協賛編」です。

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