Googleカレンダーでタスク管理

スケジュール管理やタスク管理というのは、会社勤めなのかフリーランスなのか、出張が多いかどうかとかの仕事のスタイルにもよってポイントが違ってくるし、人によってこだわりポイントが異なります。自分的には、ここ数年Googleカレンダーでスケジュールとタスク管理をするのが定着しており、うまく行っていると思うので、とりあえず一度まとめてみることにしました。
この方法を見て、何かヒントを得られる人がいればいいし、もっといいのは「もっといい方法があるよ~」と、誰かに教えていただけることですかね(笑)。

まず前提条件として、私の場合は以下の様なポイントがあります。
・会社勤めで業務上のスケジュールはサイボウズで社内共有している。
・会社では22インチのモニタのついているデスクトップPCを使っている。
・出先や自宅ではノートPCかスマホで確認したり新規登録することがある。
・タスク(ToDo)を他人と共有することは、まずない。

まずサイボウズのスケジュールは、有料ソフトですけどペガサスの「Gcal Connection for Cybozu Office」を使って、サイボウズのスケジュールをGoogleカレンダーに読み込ませています。私の場合は双方向同期ではなく、サイボウズからGoogleカレンダーへの一方的な同期です。
▶Gcal Connection for Cybozu Office
http://tmpgenc.pegasys-inc.com/ja/product/tmca.html

会社にいるときはデスクトップPCで広い画面で全体を見渡せますが、Googleカレンダーは月表示にはしないで二週間表示にしています。

サイボウズから同期した予定と、個人の予定はカレンダーの色を分けて違う色で表示されるようにしています。私の場合はサイボウズとの同期は黒、個人の予定は青、テレビの録画予約などの予定はピンク…とかにわけてあります。

で、このカレンダー上にタスク(ToDo)を貼り付けます。日にちの枠のどこかをクリックすると下記のような画面がポップアップします。ここで「予定」ではなく「タスク」をクリックすると、タスク(ToDo)を入力することができます。

タスクできあがるタスク(ToDo)の色はポスト・イットのような黄色い色にしてあります。タスク(ToDo)は時間に関係がないので黄色い矩形で囲まれて表示されます。なのでちょうどカレンダーにポスト・イットを貼り付ける感じです。

キャプチャ気に入っているのは、このタスク(ToDo)は、マウスのドラッグ&ドロップで簡単に移動できることです。例えば、今日予定していたタスクが終わってしまって、まだ時間がある場合は、翌日以降に設定してあったタスクを持ってくるとか、今日はできそうにもないと思ったタスクは、翌日以降に移動させてしまうというのが簡単にできます。
黄色いタスクが、たくさん並んでいる日は、やることが多い日になりますし、会議などのスケジュールも一緒に並びますので、会議は多い日はタスクを減らしたり、逆に会議がない日は、一気にタスクを移動させたりしたりとか、その日その週の忙しさ度合いを見ながら調整をすることができます。

今週はムリとか、しばらくムリっていうタスクは、その週の日曜日とか、翌週の日曜日に移動させます。で、週が変わるときにさらに翌週の日曜日に移動させようとすると、何が残っているタスクなのかも再確認できるという具合です。

そうやって順次、タスクを消化する日を簡単にリスケでき、いつもタスクを確認できることができるのがいいのと、完了したタスクは削除してしまいますので、その日にやることがなくなれば、その日の項目からタスク(ポスト・イット)が、全部はがされるので気持ちがいいです。その日にやるのが難しければ、翌日以降に回してしまい、その日のタスクをなくしてしまえば、一見やるべきことをやったように見えてしまうのも精神衛生上はよいです。

なお、複数日にまたがるタスクは、Googleカレンダーの複数日にまたがる予定を作成して、色を他と変えることで調整しています(複数日にまたがる予定は時間を指定せず終日設定にしておけばバナー表示される)。

で、会社にいないときはノートPCでGoogleカレンダーにアクセスするか、スマホのアプリで確認をします。残念ながらスマホアプリでは、カレンダーとタスクは別管理になるんですが、出先や通勤電車の中で「あ、あれもやらないと!」と思い出したようなことは、スマホアプリで登録をすれば、あとはGoogleカレンダーを見れば登録されているということになります。

スマホでのカレンダーとタスクは下記のアプリで管理しています。
▶Googleカレンダー
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
▶Tasks
https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.teamtasks.tasks.paid&hl=ja

とまぁ一般的に通用するかどうかはわかりませんが、これのお陰で「あ、忘れててた!」ということは少ないです。もともと細かいことも気にするタイプなのですが、この手法は自分に取ってムリがなく続けやすいので、とても助かっています。

これを上回る使い勝手のよい方法があれば、ぜひご教示ください!

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