現在のWordBench名古屋の運営について

先日、WordCamp Tokyo 2016が開催され、二日目には「コントリビューターDAY」が開催されました。その中で「地域コミュニティ」について話し合う場が持たれたようです。「行こうかなぁ」って思ったんですが、種々の事情で断念しました。他地域の話とか聞きたかったというのもあるんですけどね。

で、とはいうものの名古屋の運営については、特にまとまったドキュメントがあるわけではないので、現時点での運営について一度まとめておくのもよいかなぁと思って、まとめてみることにしました。

なお、当然ですが私の個人的なまとめであって、Wordbench名古屋としての見解やまとめではないことはあらかじめお断りしておきます。

名古屋は2011年1月から、原則毎月1回の勉強会を開催しています。正直最初は、どこかで息切れするんじゃないかと思ってましたが、なんとか5年以上勉強会は継続してます。

この経験が他地域の方の参考になれば幸いです。たまには「貢献」しないとね(^^)、もらってるばっかりじゃなくて。

WordBench名古屋の歩み

名古屋のコミュニティの歴史みたいなのは、先日行われたWordFes Nagoya 2016で、2011年から3年近く世話役(幹事)を担ってくれていた小野さんが「WordPressの進化とWordPress名古屋コミュニティの進化 」というテーマでセッションを行っておられますので、それを参考にしていただくといいと思います。

スライドについては34枚め、動画については27分15秒あたりからコミュニティの話になります。

毎月の勉強会

毎月第二土曜を基本に勉強会を開催しています。時間は14時~17時までというのが大半です。

場所は、最初の頃は無料で使えるセミナールームを、関係している人の会社で提供してもらえていたので、そこを使っていましたが、その会社が移転するなどして使えなくなったので、株式会社ベクトルさんが入居しているビルの会議室をお借りすることが多くなっています。

ベクトルさんと言えば、かの有名なWordPressのテーマBizVektorとかLightning、多機能プラグインVK All in One Expansion Unitを開発・提供している、名古屋のWordPress界を代表する会社です!

貸し会議室として営業しているわけではなく、一般のオフィスビルの会議室を入居者であるベクトルさんに借りてもらうという形をとっているため価格もリーズナブルです。最大で40人くらいまでは入れます。これ以上の人が集まるようになると、また違った場所を探さないといけませんが…

一般オフィスビルの会議室なので土曜日であっても埋まることが少ないので場所を確保しやすく助かっています。

ただここを借りるようになってからは、会場費を1人500円づつ徴収することになりました。

Ustream配信

基本的に勉強会の内容はUstreamで配信をしています。

これはメンバーに映像配信に強い方がいて、その方の善意で配信を行ってもらっています。

これはとても助かっています。配信を担当してくれているメンバーには感謝感謝です。
▶配信チャンネル:https://www.facebook.com/WordBenchNagoya

運営体制

年1回のイベントWordFes NagoyaはサイボウズLiveでグループを作って運営しますが、毎月の勉強会はfacabookの非公開グループで行っています。今はこのグループに18人が参加しています。前は代表幹事的な人を決めていましたが、いまは特に決めていないように思います(決まってなかったよね?)。

来月のテーマは何にする?とか、誰に講師頼む?とか、そういうのは、ここでみんな決まっていきます。

係として決まっているのは会計係と広報係くらいですね。

やはり「継続は力」なので、中心的なメンバーがある程度固まり、それぞれの得意分野や担当分野も、なんとはなくてですが決まっているので、特に代表を決めなくても今はなんとかなっている感じです。

ですが人の出入りは避けられないので、いずれ代表をおいたりすることになるかもしれません。

財政

毎月の勉強会の会場費を集めて、ベクトルさんを通じて会場費を支払い、残ったお金を管理します。

ゆうちょ銀行は個人で口座を開設しても、口座名を団体名や屋号で登録することもできるようなので「ワードベンチナゴヤ」名義で口座を持っています。

いちおう収支はGoogleドキュメントで管理しています(閲覧制限あり)。

少しづつですけど、会場費は毎回少し余るので、ストックしてWiFiルーターを買ったり(毎回ベクトルさんに借りるのが申し訳なかったので)、後述するDoorkeeperの有料プランの費用に当てています。

広報

SNSでの告知・宣伝に詳しい方が広報関係を担当してくださっています。

facebook上の運営グループで勉強会の日程や内容が決まると、Doorkeeperでイベントを建ててもらい、SNSやWordBench.orgのサイトの名古屋グループのページで告知をしてもらいます。

facabookとtwitterのアカウントは以下のようになっています。

▶ facebook
https://www.facebook.com/WordBenchNagoya

▶ twitter
https://twitter.com/wbnagoya

WordBench.orgのメインのブログでの投稿や、WordPressのイベントカレンダーについては、うまく活用できていないので、これについては今後の課題となります。

Doorkeeper問題

イベントの募集については、ずっとDoorkeeperを使ってました。現在、DoorkeeperのWordBench Nagoyaのコミュニティは300人を超える人が登録をしています。便利に使っていたのですが有料化が発表されました。
無料の他のサービスに移ることも検討しましたが、とりあえず1年間はDoorkeeperの有料プランを申し込み、他に移転するかどうかは、その間に検討して移転するにしても十分な告知期間を設けていこうということになりました。

ただ利用するスタータープランは、クレジットカードかPayPalでしか支払いができないため、運営メンバーの1人のクレジットカードで毎月支払ってもらい、財政から1年分の費用を、あらかじめその方に支払うという形を取っています。

懇親会

大事ですね~(笑)。

懇親会も勉強会の後は毎回行います。勉強会の途中で休憩を取りますが、その休憩開けに懇親会に行きたい人に挙手してもらい、その人数でそこからお店を予約することが多いです。勉強会には来られないけど懇親会だけは来るという人も、毎回何人かはいるので、あらかじめ連絡をもらい人数に入れておきます。

多いときは20人弱になりますので、なかなかその日のうちに押さえられるお店は限られてきますが、最近勉強会の場所にも近く、安くて美味しい店を発見したので、今後はそこが定番になるかもです。

ネタと人とアンケート

実は以前に「これからは毎回参加者アンケートを取っていこう」という話になり、紙とWEB(Googleフォーム)の両方でアンケートを取ることにして準備したんですが、確か1回行っただけで続きませんでした。

ですが、その反省をもとに次回から、アンケートは復活させることにしました。

その勉強会の良し悪しだけでなく、次回以降の勉強会で取り上げてほしいテーマや、勉強会でこの話がしてみたいという人を募ることもアンケートの大事な役割だと思います。

やはり毎月やる勉強会で危険なのは「ネタ切れ」「マンネリ化」だと思うので、そういうのを防ぎ、参加者の聞きたいことや、話したいことが実現していくのが大事ですので、アンケートも忘れずにやっていこうと思います。

備品管理

細かい話ですけど、WordBench NagoyaにはWorsdFesなどで使う備品類を保管しています。
延長ケーブルなどの、毎月の勉強会で使うものは、ベクトルさんの事務所に置かせてもらったりしてますが、それ以外のものはコピー用紙が入っていたダンボール箱に入れて保管してあります(私の会社が印刷会社なので、同じ大きさで蓋付きの箱が大量にあるので)。
保管場所は、会社の私の席の後ろに少しスペースがあるんで、そこに置いてありますが、そこが使えなくなると、いまは我が社の社員になってくれた元代表幹事、初代WordBeach実行委員長だった人の邸宅(^^)に、お預けさせていただいています。
で、中身がなんだったか、何がいくつあったかなど、いちいち箱を見て確認しなくていいように、中身を写真に撮った備品管理ブログをWordPress.comで作ってます。
前はGoogleスプレッドシートに一覧を書き出してましたが、棚卸しが面倒だったので写真で確認するようにしました。最初はGoogleフォトだったんですが、途中で移動させたものなどをコメントとして書き込めるように単独のブログにしました。
▶備品管理ブログ:https://wbnbihin.wordpress.com/

とまぁ、ザクッとまとめてみました。
不十分な点や、新しいことがあれば補足していこうと思います。

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