去年、WordCamp Tokyo 2016のコントリビューターデイの地域コミュニティチームに参加したいと思いつつ行けなかった代わりに、WordBench名古屋の運営についてのブログを書きました。
●現在のWordBench名古屋の運営について
https://www.gori-log.info/2016/09/23/wbn_management/

今年はWordCamp Tokyo 2017のコントリビューターデイに出られるのですが、事前準備として（笑）前回から運営上改善してきた点などについて書き留めておこうと思います。この１年間の間に持続的に運営できるようにと改善してきました。主要な改善点は、運営スタッフの一部に負担が集中しないようにして、みんなの出番を作れるようにしようということです。
しばらく代表幹事的な役割をおかずに運営をしてきましたが、次回の勉強会の日程やテーマを誰が決めるのかが曖昧になり、直前になってバタバタと決めたり準備したりということもありました。しかしだからといって誰か代表をということにすると、その人に負担が掛かりそうだったし、逆にスタッフに名を連ねながら実質的に動けていない人もいました。
そこを改善しようと、知恵を出し合いました。

Facabookのグループチャットに情報共有の場を移しました

実はFacabookにWordBench名古屋の運営スタッフの非公開グループを作っていましたが、Facebookグループだとリアルタイムに情報を補足できなかったりして大事な情報を見逃すなどの状況がありました。そこで、まず確実に情報が伝わるようにFacabookグループではなく、Facabookのグループチャットに情報共有の場所を移しました。共有するドキュメントなどありますので、そういうのは引き続き非公開のFacabookグループに置いてあります。
このときに仕事の関係などで当面はスタッフとして動くのは難しいという方には抜けてもらい、スタッフとして活動する意思があるかどうかを確認した上で参加をしてもらいました。その結果12人のメンバーが運営スタッフになりました。

ネクストタイムの実施とターゲットサイクル

特に毎回バタバタするのが次回の勉強会の日程とテーマとスピーカーです。なので現在は日程については来年の5月度のまで毎月第2土曜を軸に、あらかじめ決めました。
勉強会の内容については毎回の勉強会で10～20分の時間を「ネクストタイム」と名付けて、次回の勉強会のテーマを参加者みんなで意見を出し合い決めることにしました。もちろんそこで決まらない場合もありますが、その場合はそのときの議論の中身をFacebookのグループチャットに引き継いて最終的に決めるようにしています（勉強会の後の懇親会で決まってしまうこともありますが）。
その際に、テーマが偏らないように「初心者向け」「制作者向け」「開発者向け」「運営者向け」に対象とするターゲットを毎月順番に割り当てていくことにしました。
なのでネクストタイムでは「来月の勉強会は○日で、○○者向けに行います」ということを前提に意見を出してもらったりしています。
もちろん「○○者向け」にそぐわないテーマがでることもありますが、それらはきちんと記録して次回の「○○向け」のときに活かすようにします。

月幹事制の導入

いままでは勉強会のテーマをそろそろ決めないと！という発案や、会場の予約などを確認するのが一部の人に偏っており、その人達が発議しないと進まない、発議が遅れると準備が遅れてバタバタになったりするという状況が増えてきました。テーマについては上記のネクストタイムで決めるようにしましたが、その他の実務的な面も含めて一部の人に負担がかからないように毎月の勉強会を担当する月幹事というのを、毎月２名ほどの持ち回りで事前に決めることにしました。現在は2018年5月までの月幹事が決まっています。
月幹事は「ネクストタイム」で司会進行を行います。スピーカーをお願いする場合は、その人への交渉や連絡を行い、会場予約も行います。
内容が決まったらDoorkeeperにイベントページを作り、コミュニティ登録者にメールを送ります。イベントページはだいたい三週間前には建てるようにしています。経験上これくらいのタイミングが早くもなく遅くもなく良い感じで集まるような気がします。
あとは当日の勉強会の司会を担当するのと、当日記入してもらった参加者アンケートをGoogleフォームで作ったアンケートフォームに入力するところまでを行います。
ちょっと、いろいろあって大変そうですけど、基本的には半年に１回しか回ってこないんで、当番のときは頑張ってもらえればと…（＾＾）

WordBench.orgの活用

去年のブログでは「WordBench.orgのメインのブログでの投稿や、WordPressのイベントカレンダーについては、うまく活用できていないので、これについては今後の課題となります。」と書きましたが、これは大きく改善されました。
いまはDoorkeeperのイベントページができた時点で、WordPress.org日本語サイトの問い合わせフォームにイベントカレンダーへの掲載をお願いするメールを送ります。すると「WordPressイベントカレンダー」に登録をしてもらえます。
最近では、そこからWordPress.org日本語サイトの運営メンバーの方がMeetupにイベントページを作ってくださります。それがWordPress4.8からダッシュボードに表示されるようになった「WordPressイベントとニュース」というウィジェットに表示されるようになります。これはそれを見ている人の地域にあわせて近辺のイベントを表示してくれるので、これを見て勉強会に来てくれる人が増えました。なにせWordPressの管理画面のウィジェットを見る人ですから確実にWordPressユーザですので、ピンポイントで勉強会の情報が伝わります。もし他の地域でWordBenchを開催される場合は「イベントカレンダー」に掲載してもらうようにして、「WordPressイベントとニュース」にも掲載されるようにすることをおすすめします。

またWordBenchサイトのメインブログへの投稿権限を頂き、毎回「勉強会やりますよ」投稿と「やりましたよ」投稿をするようにしました。一緒に名古屋グループの掲示板にはメインブログの記事のURLを貼って知らせるようにしています。
特に「やりましたよ」投稿は、発表者のスライドを埋め込み、参加者アンケート集計の結果へのリンク、YouTubeにアップされたセッションの配信映像を埋め込むようにしています。ここの投稿をウェブ検索で見つけてくれて勉強会に来てくれる人もいますので、毎回きちんと投稿していくのも大事だなと思います。

そんなこんなで、少しづつ運営が安定してきたように思います。
ただこうやれば絶対に大丈夫とか、うまくいくという方法はないし、時々の運営スタッフの状況にもよりますので、新しいメンバーを加えつつ、よりよい運営スタイルを築いていきたいと思います。